ePA in der Pflege: Warum der 90-Tage-Zugriff zum Alltagsproblem wird – und wie Sie ihn lösen
Seit 2025 hat praktisch jeder gesetzlich Versicherte eine elektronische Patientenakte. Für Pflegedienste heißt das: Der Zugriff ist grundsätzlich da – aber ohne die richtige Freigabe erlischt er alle 90 Tage automatisch. Was das für den Alltag bedeutet und wie sich das Problem lösen lässt.
Was Pflegekräfte in der ePA sehen und eintragen dürfen
Die elektronische Patientenakte (ePA) wird seit 2025 automatisch für gesetzlich Versicherte angelegt, sofern diese nicht ausdrücklich widersprochen haben. Für Pflegeeinrichtungen entsteht der Zugriff über den sogenannten Behandlungskontext: Sobald die pflegebedürftige Person ihre elektronische Gesundheitskarte in der Einrichtung einlesen lässt, erhält diese eine Institutionsberechtigung – vorausgesetzt, sie ist selbst mit einer Institutionskarte (SMC-B) an die Telematikinfrastruktur angeschlossen.
Im Rahmen dieses Behandlungskontexts dürfen Pflegekräfte laut gematik lesen: Befunde, eVerordnungen, die Medikationsliste, Arztbriefe, Labordaten und Daten aus digitalen Gesundheitsanwendungen (DiGA). Umgekehrt dürfen sie eigene pflegerische Versorgungsdaten als PDF/A-Dokument (maximal 25 MB) hochladen. Das schafft erstmals einen echten, standardisierten Informationsaustausch zwischen Pflege, Arztpraxen und Apotheken – ohne Faxgeräte und Aktenordner.
Das 90-Tage-Problem in der Praxis
Der Haken: Der Zugriff, den eine Pflegeeinrichtung über das Einlesen der Gesundheitskarte erhält, ist standardmäßig auf 90 Tage befristet. Danach muss die Karte erneut eingelesen werden, damit das Pflegeteam weiter auf die ePA zugreifen kann. Bei Pflegebedürftigen, die dauerhaft betreut werden – etwa in der ambulanten häuslichen Pflege oder im Pflegeheim –, würde das bedeuten, alle drei Monate erneut die Gesundheitskarte einzusammeln und einzulesen. In der Praxis ist das aufwendig, fehleranfällig und leicht zu vergessen, gerade wenn viele Klientinnen und Klienten gleichzeitig betreut werden.
Genau dieses Problem hat die Diakonie Deutschland aufgegriffen: Gemeinsam mit Praxispartnern wie Diakonie Kahla und der Samariterstiftung sowie Kostenträgern (AOK, PKV), Softwareanbietern (CGM, BITMARK) und der gematik selbst hat sie im November 2025 eine Handreichung veröffentlicht, die zeigt, wie sich der wiederkehrende Aufwand vermeiden lässt.
Die Lösung: dauerhafte Freigabe und Vertretungsregelung
Die Handreichung „Die elektronische Patientenakte in der Pflege – Zugriff dauerhaft freigeben“ beschreibt drei Schritte:
Erstens die Registrierung der pflegebedürftigen Person in ihrer ePA – meist über die App der Krankenkasse oder mit Unterstützung durch Angehörige. Zweitens die dauerhafte Berechtigung des Pflegeteams: Pflegebedürftige können in ihrer ePA-App selbst festlegen, dass eine Einrichtung nicht nur 90 Tage, sondern unbegrenzt Zugriff erhält – das wiederholte Einlesen der Gesundheitskarte entfällt dann. Drittens die Einrichtung von Vertretungsregelungen für Menschen, die ihre ePA nicht mehr selbst verwalten können, etwa bei Demenz oder anderen kognitiven Einschränkungen. Hier können bevollmächtigte Angehörige oder rechtliche Betreuer die entsprechenden Freigaben übernehmen.
Das kostenlose PDF der Handreichung steht auf der Website von Häusliche Pflege zum Download bereit und kann in Beratungsgesprächen mit Klientinnen und Klienten sowie deren Angehörigen genutzt werden, um das Thema greifbar zu erklären.
Was Ihre Einrichtung jetzt tun sollte
Wer als Pflegedienst oder Sozialstation bereits an die Telematikinfrastruktur angeschlossen ist, sollte das Thema dauerhafte ePA-Freigabe aktiv in die Aufnahme- und Beratungsgespräche einbauen – am besten direkt bei der Erstversorgung, statt erst dann, wenn der Zugriff nach 90 Tagen plötzlich fehlt. Für Einrichtungen, die noch nicht angeschlossen sind, gilt ohnehin die seit Juli 2025 bestehende Anschlusspflicht an die Telematikinfrastruktur – ohne SMC-B-Institutionskarte funktioniert auch die ePA-Freigabe nicht.
Praktisch bedeutet das: Pflegedokumentation und IT-Prozesse sollten so aufgesetzt sein, dass die Freigabe-Erinnerung nicht im Kalender einzelner Mitarbeitender hängt, sondern strukturell mitläuft – etwa als fester Punkt im Aufnahmeprozess und in der Pflegesoftware.
Wie bitman unterstützt
Ob Anbindung an die Telematikinfrastruktur, Beratung zur ePA-Integration in bestehende Pflegesoftware oder allgemeine IT-Infrastruktur für Sozialstationen und Pflegedienste: Wir begleiten Sie bei den technischen Voraussetzungen, damit solche Prozesse im Alltag funktionieren, statt zur Zusatzbelastung zu werden. Sprechen Sie uns an – unter 07141 141 6789 oder help@bitman.de.