E-Rechnungspflicht 2025: Was Pflegedienste nach wie vor beachten müssen

Die E-Rechnungspflicht ist seit Anfang 2025 in Kraft – und sorgt in vielen Branchen weiterhin für Unsicherheit, auch in der Pflege. Ein nüchterner Blick auf die tatsächlichen Pflichten hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

Was seit dem 1. Januar 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) zu empfangen – und zwar ohne Übergangsfrist. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und betrifft damit auch Sozialstationen und Pflegedienste, sobald sie Rechnungen von anderen Unternehmen erhalten, etwa für Materialbeschaffung, IT-Dienstleistungen oder Fahrzeugleasing.

Und beim Ausstellen eigener Rechnungen?

Für das Ausstellen eigener E-Rechnungen gelten dagegen Übergangsfristen bis Ende 2027 – Unternehmen müssen also nicht sofort selbst vollständig auf elektronische Rechnungsstellung umstellen. Für viele ambulante Pflegedienste kommt hinzu: Da Pflegeleistungen in der Regel umsatzsteuerbefreit sind, sind sie von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen häufig ohnehin nicht direkt betroffen. Die E-Rechnungspflicht betrifft in erster Linie klassische B2B-Geschäftsbeziehungen – etwa den Einkauf bei Lieferanten – und nicht primär die Abrechnung von Pflegeleistungen gegenüber den Pflegekassen, die eigenen Abrechnungsverfahren folgt.

Das führt in der Praxis zu einer etwas ungewöhnlichen Situation: Ein Pflegedienst kann verpflichtet sein, E-Rechnungen von Lieferanten zu empfangen und zu verarbeiten, ohne selbst in absehbarer Zeit E-Rechnungen ausstellen zu müssen. Wichtig ist trotzdem, die eigene Situation nicht pauschal einzuschätzen: Wer neben umsatzsteuerbefreiten Pflegeleistungen auch umsatzsteuerpflichtige Leistungen anbietet – etwa bestimmte hauswirtschaftliche Zusatzangebote – sollte im Einzelfall prüfen, ob und ab wann für diesen Teil des Geschäfts eine eigene Ausstellungspflicht entsteht.

Welche Formate sind zulässig?

Als elektronische Rechnungen im Sinne der neuen Regelung gelten strukturierte, maschinenlesbare Formate – vor allem XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein Hybridformat aus PDF und eingebetteten strukturierten Daten). Eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung im engeren Sinne nicht, darf aber – je nach Übergangsregelung – vorerst weiter genutzt werden, solange die Ausstellungspflicht für das eigene Unternehmen noch nicht greift.

Was Pflegedienste jetzt konkret prüfen sollten

Auch wenn viele Pflegedienste beim Ausstellen eigener Rechnungen nicht unmittelbar betroffen sind, bleibt die Empfangspflicht seit 2025 bestehen. Sinnvoll ist deshalb zu klären: Kann die eingesetzte Buchhaltungs- oder Verwaltungssoftware XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien empfangen und lesbar darstellen? Ist im Team klar, dass eine E-Mail mit einer XML-Datei im Anhang eine gültige Rechnung sein kann, auch wenn sie ungewohnt aussieht? Und: Lohnt sich angesichts der Übergangsfristen bis 2027 bereits jetzt ein Blick darauf, wie eine spätere eigene Umstellung aussehen könnte – auch um von der oben beschriebenen Digitalisierungsförderung zu profitieren?

In der Praxis lohnt sich außerdem ein kurzer interner Prozess-Check: Wer in der Einrichtung öffnet und prüft eingehende Rechnungen, und weiß diese Person, worauf bei einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei zu achten ist? Gerade bei kleineren Sozialstationen läuft die Rechnungsprüfung oft nebenbei mit – hier reicht meist eine kurze, einmalige Einweisung, damit elektronische Rechnungen nicht versehentlich als Spam oder technischer Fehler behandelt werden.

Formate im Alltag unterscheiden

Für die tägliche Praxis hilft eine einfache Faustregel: XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format ohne visuelle Darstellung und eignet sich vor allem für den automatisierten Austausch zwischen Systemen. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 kombiniert dagegen ein normal lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten – für das menschliche Auge sieht eine ZUGFeRD-Rechnung also aus wie eine gewohnte PDF-Rechnung, enthält im Hintergrund aber zusätzlich die maschinenlesbaren Daten. Für kleinere Einrichtungen ohne große IT-Abteilung ist das ein praktischer Unterschied: ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich notfalls auch ohne spezielle Software öffnen und prüfen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht trifft Pflegedienste vor allem auf der Empfängerseite – hier gilt seit 2025 keine Schonfrist mehr. Beim eigenen Rechnungsversand bleibt dank Übergangsfristen und der Umsatzsteuerbefreiung vieler Pflegeleistungen mehr Zeit, sich in Ruhe vorzubereiten.

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Quellen

• etl-advision.de – Überblick zur E-Rechnungspflicht 2025 und Übergangsfristen